Отправляя сотрудника в командировку, мы знаем, что командировочное удостоверение (далее КУ) является одним из необходимых документов для подтверждения командировочных расходов организации. Но есть исключение, прописанное в Положении № 749: КУ не выписывается при однодневных командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

В КУ делаются отметки "Прибыл - убыл", что подтверждает фактическое пребывание на месте командировки и действительность произведенных расходов. Однако в одном из писем Минфин заметил, что «заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо» (письмо Минфина от 14.09.2009 N 03-03-05/169).

А что если сотрудник направляется для встречи с физическими лицами и ставить отметки в КУ некому? На этот вопрос финансисты ответили в недавнем письме от 16.08.2011 г. № 03-03-06/3/7.
Итак, в случаях, если командировка сотрудника не предполагает встреч с юридическими лицами, и нет возможности проставить в командировочном удостоверении отметки «прибыл-убыл», факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден документами, в частности:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Такое мнение Минфина подтверждает, что наличие КУ не обязательно, если нет условий для его оформления. Поэтому позицию финансистов по аналогии можно применить и к другим ситуациям, когда в месте командирования нет возможности проставить отметки в КУ. И не придется выдумывать способы подтверждения места командировки, например, проставлять отметки в УК в гостинице, в которой проживал командированный. 

P.S. Бюрократический способ избавления от ненужных бумаг состоит в том, чтобы уничтожать их, сохраняя копию каждой страницы.

Лоренс Питер