Вопрос-Ответ

Одним из документов, необходимых для решения кадровых вопросов в организации, является штатное расписание. Имея его на руках, можно спланировать сумму предстоящих расходов на оплату труда, определить необходимое количество работников в разрезе их специальностей, а также определиться со структурой самой организации. Кроме того, оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и признания расходов. Однако у организаций часто возникает вопрос относительно порядка его составления.

Обязательно ли составлять штатное расписание?

Законодательством прямо не предусмотрено обязанности работодателя оформлять штатное расписание. Однако оно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда.

Так, в Трудовом кодексе штатное расписание упоминается в статье 15, содержащей определение трудовых отношений.

Согласно же статье 57 ТК РФ одной из обязательных составляющих содержания трудового договора является указание в нем наименования должности в соответствии со штатным расписанием.

Штатное расписание неоднократно упоминается и в перечне документов, проверяемых сотрудниками ПФР (постановление Правления ПФР от 30.01.02 N 11п) и ФСС (постановление ФСС от 07.04.08 N 81). На основании этого можно сделать вывод, что отсутствие штатного расписания может повлечь проблемы.

В том числе работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности документально подтвердить сокращение численности или штата работников.

Могут ли оштрафовать за отсутствие штатного расписания?

Так как четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, проверяющие органы не могут расценивать отсутствие штатного расписания как нарушение трудового законодательства и штрафовать по статье 5.27 КоАП РФ. Такое мнение косвенно подтверждает письмо Роструда от 9 августа 2007 года N 3042-6-0. В нем чиновники признают, что как бы ни был необходим документ в работе, но если Трудовой кодекс не содержит упоминания о нем, то отсутствие этого документа никак не может считаться нарушением трудового законодательства. Правда, посвящено письмо должностным инструкциям, однако, на наш взгляд, приведенные в нем разъяснения можно применить и к штатному расписанию.

По какой форме составлять штатное расписание?

Унифицированная форма штатного расписания N Т-3 «Штатное расписание» утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года N 1. При необходимости организация может вносить в нее дополнения. При этом убирать из нее установленные реквизиты не разрешается.

Все изменения должны быть оформлены приказом руководителя организации. Кроме того, в учетную политику организации необходимо внести положение о том, что организация будет использовать дополненную форму штатного расписания.

Образец штатного расписания представлен на с.48-49 журнала "Бухгалтер Татарстана" №21,2009

Как часто составляется штатное расписание?

Штатное расписание может утверждаться в начале работы организации и действовать на протяжении нескольких лет. При необходимости его можно корректировать. Вместе с тем оно может составляться и на определенный срок, например, на год.

Нужно ли составлять отдельное штатное расписание для филиала организации?

Оформлять штатное расписание филиалы могут, но не обязаны, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п.3 ст.55 ГК РФ). В таком случае нужно составлять штатное расписание по филиалу, которое будет являться составной частью общего расписания. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию штатного расписания или выписку из него.

Можно ли установить разные оклады работникам одной должности, предусмотрев это в штатном расписании?

В соответствии со статьей 22 Трудового кодекса работодатель должен обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. А значит, оклады работников одной и той же должности отличаться не должны. Поэтому в таком случае наименованиям должностей следует присвоить разряды, например, мастер первого или второго разряда. Либо можно отразить различия иным способом, например, старший эксперт, ведущий эксперт. А в трудовых договорах и должностных инструкциях работников следует закрепить различный уровень работ, разный уровень ответственности, разные права и обязанности.

Что такое штатная расстановка?

В некоторых организациях для удобства ведется так называемая штатная расстановка. Она представляет собой «рабочую» форму штатного расписания. В штатной расстановке указываются фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности – закрытый или вакантный. В этот документ могут включаться и другие данные, такие как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, – это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом от 6 октября 2000 г.), штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет. При этом штатные расписания должны храниться постоянно.

Подготовила Гузель Габтрахманова,

эксперт журнала «Бухгалтер Татарстана»