Рассмотрим ситуацию, когда организация питания для сотрудников не предусмотрена законодательством РФ, и является личным желанием руководства.

На сегодняшний день существует много различных способов обеспечить работников питанием, начиная от доставки готовых обедов в офис, создания собственной столовой и заканчивая фиксированной денежной компенсацией.

В любом случае бухгалтеру в целях налогообложения следует взять на заметку два правила:

1.   Предусмотреть бесплатное питание трудовыми (коллективным) договорами;

2. Вести персональный учет расходов на бесплатное питание на каждого сотрудника.
Итак, в целях учета данных расходов для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль обратимся к п.4 ст.255 НК РФ, где сказано, что к расходам на оплату труда относится стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ коммунальных услуг, питания и продуктов. Далее, согласно п.25 ст.255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся иные выплаты в пользу работников, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами.

Таким образом, расходы на организацию питания сотрудникам уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они предусмотрены трудовым (коллективным) договорами и являются частью системы оплаты труда. Данную позицию поддерживает и Минфин в письме от 04.03.2008 № 03-03-06/1/133 (см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 № 21-11/082829@).

Будет лучше, если компания пропишет нормы о бесплатном питании как в коллективном, так и в трудовом договоре с каждым работником. Связано это с тем, что Налоговый кодекс запрещает учитывать в расходах любые виды предоставляемых сотрудникам вознаграждений помимо тех, которые указаны в трудовом договоре (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Стоимость питания, бесплатно предоставляемого организацией своим работникам, является их доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ согласно пп.1 п.2 ст.211 НК РФ. Налоговая база в этом случае, согласно п.1 ст.211 НК РФ, определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, рассчитанных в порядке, аналогичном предусмотренному ст.40 НК РФ.

Что если невозможно определить точную стоимость обеда каждого работника? В таких случаях Минфин рекомендует рассчитать ее на основе общей стоимости, данных табеля и других аналогичных документов (Письмо Минфина России от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167). Однако в ситуации, когда нельзя персонифицировать выплаты, арбитражные суды придерживаются другой точки зрения: стоимость питания облагать НДФЛ не следует (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 № Ф08-478/08-265А), поскольку в данном случае нарушается принцип учета доходов, установленный п.3 ст 24 НК РФ. Аналогичные выводы делают судьи и при организации питания работников по системе "шведский стол" (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.02.2008 № А56-30516/2006). Но не стоит рисковать, а как писалось выше, вести персональный учет по сотрудникам.

Работодатель может выдавать деньги на питание непосредственно работникам. Сумма такой компенсации также будет облагаться НДФЛ (пп.10 п.1 ст.208, п.1 ст.209 НК РФ).

Страховые взносы на стоимость питания сотрудников начисляются независимо от наличия указаний в трудовых договорах или других внутренних документах организации, если речь не идет о питании предусмотренным законодательством, упомянутом в пп. "в" и "г" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. При этом важным условием для начисления взносов является организация персонального учета затрат на питание.