Как перейти на онлайн-ККТ: пошаговый алгоритм (№24, декабрь 2016)

Печать E-mail

Меньше двух месяцев остается до того момента, когда налоговики перестанут регистрировать обычную кассовую технику. А с 1 июля компаниям и вовсе запретят работать на старых ККТ. Нарушителей ждут штрафы и повышенное внимание со стороны ФНС. Узнайте, что нужно сделать, чтобы перейти на онлайн-кассу, сколько это будет стоить и чем работа с ней отличается от работы с прежней ККТ.

Откладывать замену кассы на потом рискованно, хотя большинство коллег именно так и планируют поступить. Многие думают, что чем позже перейдешь на новую кассу, тем лучше для компании – меньше расходов и внимания к наличной выручке. В этом есть доля правды. Но если учитывать настрой ФНС, то переходить на онлайн-кассы надо как можно быстрее. К таким компаниям инспекторы обещают быть лояльными, даже если найдут нарушения в учете выручки и в работе с новой ККТ. Ведь то, что компания перешла на онлайн-кассу в числе первых, уже доказывает ее добросовестность и то, что скрывать ей нечего. А к тем, кто тянет до последнего, отношение у ФНС настороженное. Кто не готов показать свои чеки и стремится поставить в переходный период ЭКЛЗ вместо фискального накопителя, тому явно есть что скрывать. Такие компании – первые претенденты на ближайшие кассовые проверки.

Есть еще одна веская причина поторопиться с переходом. Производители ККТ предупреждают, что из-за резкого спроса на технику, новых аппаратов и устройств для модернизации старых всем может не хватить, а цены, возможно, вырастут. Те же, кто решит перейти на онлайн-ККТ уже сейчас, смогут не только избежать ажиотажа, но и успеют воспользоваться более выгодными предложениями от операторов фискальных данных и тем самым сэкономят на обслуживании ККТ.

К сведению. Подробнее о крайних сроках перехода на онлайн-ККТ, в зависимости от применяемого режима налогообложения и вида деятельности, читайте в материале «Новый порядок применения ККТ», опубликованном в N 20, 2016.

Этапы перехода на онлайн-ККТ

Этап 1. Обновляем кассу

Часть кассовой техники, которая используется сейчас, можно модернизировать. Информация о том, какие именно модели подлежат доработке, публикуется на сайтах производителей. Посмотрите, есть ли модель вашей кассы в этом списке.

Если у вас модернизируемая касса, переходите к этапу 1.1.

Если вашу кассу нельзя обновить, придется заменить ее на другую. При выборе новой ККТ проверьте на сайте ФНС, внесена она в Реестр контрольно-кассовой техники или нет (nalog.ru/ Иные функции ФНС России / Реестры и проверка контрагентов / Реестр контрольно-кассовой техники). Цена онлайн-кассы зависит от ее функционала (от 10 000 до 60 000 руб.). После приобретения новой техники переходите сразу к этапам 2 и 3.

Этап 1.1. Снимаем кассу с учета

Старую кассу нужно снять с учета. Для этого вам нужно заполнить заявление по форме, утвержденной приказом ФНС от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@, и подать его в инспекцию, в которой зарегистрирована ККТ. При этом с походом в инспекцию лучше не затягивать. По мере приближения срока обязательного перехода на онлайн-кассы в ИФНС будет все больше желающих снять с учета ККТ.

Этап 1.2. Модернизируем ККТ

Чтобы касса соответствовала новым требованиям, на нее устанавливается комплект модернизации, а ЭКЛЗ меняется на фискальный накопитель. Этот накопитель будет собирать данные обо всех операциях на кассе, шифровать их и формировать сообщения для оператора фискальных данных (ОФД). Представителям малого бизнеса нужно будет менять фискальный накопитель каждые 36 месяцев, а всем остальным – ежегодно.

Комплект модернизации может включать как изменения аппаратной части (кассам необходимы специальные разъемы для подключения к Интернету), так и обновление прошивки кассового ПО (для корректной работы с фискальным накопителем и передачи сведений ОФД).

Для модернизации ККТ нужно обратиться к производителю или в центр технического обслуживания (ЦТО), специалисты которого прошли необходимое обучение. Там же вы узнаете о целесообразности этой модернизации. Возможно, дешевле будет купить новый аппарат, чем доработать старый. Стоимость комплекта модернизации зависит от производителя и модели кассы.

Обратите внимание! После модернизации это будет уже новая модель кассы. Во избежание сложностей с регистрацией ККТ рекомендуем проверить наличие как самой ККТ, так и входящего в ее состав накопителя в реестрах, которые опубликованы на сайте ФНС (nalog.ru/ Иные функции ФНС России / Реестры и проверка контрагентов / Реестр фискальных накопителей).

Этап 2. Заключаем договор с ОФД

Обязательным участником электронного взаимодействия между кассами и ФНС становится оператор фискальных данных. Он будет принимать, обрабатывать, хранить и передавать в ведомство информацию о расчетах, обеспечивать ее конфиденциальность и безопасность. Согласно Закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ, все ОФД должны гарантированно работать с любыми моделями кассовой техники, а также соответствовать единым требованиям – иметь лицензии ФСТЭК и Роскомнадзора, обладать необходимой технической инфраструктурой и т.д.

На сайте ОФД организация может завести «Личный кабинет», а вскоре и зарегистрировать в нем кассовую технику. В «кабинете» можно посмотреть все чеки, которые выбивал кассир, сформировать отчеты по продажам и другие показатели продаж – в целом или по каждой кассе отдельно. Также можно проверить, вся ли информация ушла из кассы в ФНС. Если касса перестанет передавать данные, то оператор сообщит об этом. Изменить информацию, которая отправляется налоговикам, оператор не может. Она передается в зашифрованном виде.

Этап 2.1. Выбираем ОФД

Оператора фискальных данных выбирайте из реестра, опубликованного на сайте ФНС (nalog.ru/ Иные функции ФНС России / Реестры и проверка контрагентов / Операторы фискальных данных).

На сегодняшний день в этом реестре 5 компаний.

АО «Энергетические системы и коммуникации» (Первый ОФД)	www.1-ofd.ru	8-800-755-0-755
ООО «Такском»	www.taxcom.ru	8 800 250 73 45
ООО «Эвотор ОФД»	www.platformaofd.ru	8 (800) 700-59-07
ООО «Ярус»	www.ofd-ya.ru	8 800 350 3969
ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии»	www.peterofd.ru	8 800 550 99 11

При выборе ОФД стоит ориентироваться на то, какие возможности будут входить в стоимость обслуживания по договору: будет ли это только обязательный функционал или вы сможете воспользоваться дополнительными преимуществами за те же деньги. Например, проводить регистрацию, перерегистрацию и снимать с учета кассы в режиме онлайн. А также иметь доступ ко всем фискальным данным компании, анализировать их в нужном разрезе (за период времени, по торговым точкам, кассирам и т.д.), сравнивать показатели, выгружать xls-таблицы и строить наглядные графики.

Стоит обратить внимание и на то, какой опыт за спиной у конкретного оператора. Хорошо, когда ОФД одновременно является оператором электронного документооборота. Это значит, что у него уже есть проверенная техническая база, чтобы бесперебойно обрабатывать большой объем данных, а также налажен диалог с контролирующими органами, наконец, есть понимание того, какие трудности могут возникнуть у клиента и как их решить.

Большим плюсом станет круглосуточная техническая поддержка. Это особенно важно в начале использования онлайн-касс, когда в любое время может возникнуть вопрос по передаче сведений и необходимо будет уточнить требования законодательства.

Этап 2.2. Подключаемся к ОФД

Чтобы подключиться к выбранному оператору, проще всего оставить заявку на сайте ОФД. После этого с вами свяжется менеджер, чтобы заключить стандартный лицензионный договор. Также организация может просто присоединиться к договору-оферте, опубликованному на сайте оператора.

В дальнейшем сведения об ОФД, с которым вы начали сотрудничество, нужно будет прописать в настройках кассы и указать при ее регистрации. Стоит отметить, что после подключения онлайн-кассы вам не придется совершать каких-либо действий для передачи фискальных данных. Это будет происходить автоматически.

К сведению. Стоимость обслуживания у всех операторов сейчас – 3000 рублей в год за одну кассу.

Этап 3. Подключаемся к Интернету

Наличие и работоспособность канала связи между кассой и ОФД – ответственность пользователя. В Законе N 54-ФЗ не установлен способ подключения кассы к Интернету. Поэтому в зависимости от ваших предпочтений и модели ККТ вы можете выбрать подключение по кабелю, 3G, wi-fi или мобильному Интернету.

Как правило, стандартного мобильного 3G (LTE соединения) или фиксированного канала достаточно для отправки чеков от одной до трех касс. Главное, чтобы канал был стабилен и отсутствовали длительные перерывы в его работе. Для больших магазинов вопрос подготовки канала требует отдельной проработки, при необходимости – совместно с выбранным ОФД.

Напомним, Закон от 03.07.2016 N 290-ФЗ обязывает пользователей ККТ по требованию покупателя направлять ему чек в электронной форме по SMS или е-mail. Для этого пользователь должен иметь возможность:

– принять от покупателя соответствующий адрес для доставки чека;

– отправить чек выбранным способом по SMS и электронной почте.

Операторы фискальных данных готовы оказывать пользователям ККТ дополнительно к стандартным сервисам также сервис отправки электронных чеков. Но получить телефонный номер или электронный адрес покупателя и с помощью программного обеспечения своей кассы направить этот адрес оператору фискальных данных должен сам пользователь ККТ.

Этап 4. Регистрируем новую или обновленную ККТ

По общему правилу, зарегистрировать ККТ можно тремя способами (п.1 ст.4.2 Закона N 54-ФЗ):

1) через оператора фискальных данных. Это будет стоить 2000 – 3000 рублей;

2) на сайте налоговой через специальный сервис, который находится в «Личном кабинете юридического лица». Налоговики позиционируют этот способ как бесплатный, но есть один нюанс: для этой регистрации нужна цифровая электронная подпись. Если ее нет, она обойдется в среднем от 4000 до 8000 рублей;

3) подав в любую территориальную инспекцию заявление на бумажном носителе. Форму этого заявления ФНС уже разработала, но еще не утвердила. Так что пока зарегистрировать кассу можно только через Интернет.

Рассмотрим порядок регистрации ККТ через «Личный кабинет» на nalog.ru.

Войдите в «Личный кабинет»

После того, как зайдете в «Личный кабинет» на сайте ФНС откройте вкладку «Контрольно-кассовая техника» и нажмите в нижнем правом углу «Зарегистрировать ККТ». Сайт предложит выбрать, каким способом: заполнить заявление вручную либо загрузить из файла. Если есть готовый бланк, подгрузите его и перейдите к шагу 3. Если бланка нет – перейдите к шагу 2.

Опыт наших читателей

«На наших компьютерах стоит система Windows 10. Из-за этого зарегистрировать кассу через Интернет не получилось. Система проверки не давала перейти к регистрации. Пришлось установить на один из компьютеров другую ОС – Windows 7».

Заполните заявление

В новом окне заполните поля, которые предлагает сайт. Сначала нажмите на вкладку «Адрес установки ККТ» и заполните адрес магазина, где будете применять онлайн-кассу, – регион, город, улицу, дом, строение. Сайт сам подгрузит индекс. Нажмите на кнопку «Выбрать», чтобы сохранить сведения.

В поле «Наименование места установки ККТ» впишите название магазина. Например, «Юлия» или N 1, N 2 и др. Вписать сведения можно произвольно.

Выберите модель ККТ и заполните заводской номер кассы. Заводские номера производители печатают на самом аппарате. Номер также отображается в меню или в сервисной программе кассового аппарата. После выбора кассы появится новая строка, в которой сайт предложит выбрать модель фискального накопителя. Выберите модель и запишите заводской номер накопителя. Он напечатан на корпусе устройства.

Опыт наших читателей

«Серийный номер нашей ККТ состоит из 16 цифр. Когда мы вводили этот номер, сайт выдавал ошибку. Оператор фискальных данных пояснил, что нужно вбить 20 знаков. Поставили вначале четыре нуля и регистрация прошла».

После этого галочками отметьте один или несколько особых режимов, в которых будет работать касса. Затем выберите оператора фискальных данных, сайт сам заполнит ИНН оператора.

Подпишите и отправьте заявление

Прежде чем отправить заявление на регистрацию, еще раз сверьте все реквизиты. Если данные в порядке, нажмите на кнопку «Подписать и отправить». Завизировать заявление можно той же подписью, которую вы используете для налоговой отчетности.

Активируйте кассу и завершите регистрацию

Ведомство проверит полученные сведения, присвоит кассе регистрационный номер и на следующий рабочий день вышлет его вам. Вбейте номер, который получили, в настройках кассового аппарата. Затем на кассе сформируйте отчет о регистрации ККТ. Касса напечатает первый чек с фискальными данными.

Далее зайдите в кабинет ККТ, выберите в таблице кассовый аппарат и нажмите кнопку «Завершить регистрацию». Сайт предложит заполнить фискальный признак, дату и время его получения, номер фискального документа. В эти поля перенесите сведения из первого чека – «Отчет о регистрации».

ФНС проверит корректность работы фискального накопителя и в течение пяти рабочих дней с момента подачи заявления пришлет в ответ электронную регистрационную карточку. После этого касса считается зарегистрированной и готова к работе!

Не торопитесь отказываться от услуг ЦТО

Компании, которые перешли на онлайн-кассы, не обязаны заключать договор с центром технического обслуживания, как это было с обычными кассами. Но безопаснее и выгоднее это сделать. Если касса сломается и не передаст информацию о пробитых чеках в ФНС в течение 30 календарных дней, то оператор фискальных данных заблокирует фискальный накопитель. А без этого устройства онлайн-касса не пробьет чеки. Работает касса или нет, компания может узнать сама в «Личном кабинете» на сайте ОФД и ФНС, также эту информацию будет печатать сама касса на кассовом чеке. Но чтобы устранить неисправность, в любом случае придется вызвать мастера. Искать каждый раз нового специалиста и заключать с ним отдельный договор неудобно и дорого. Лучше работать с одной проверенной компанией. Годовое обслуживание ЦТО будет стоить в среднем 600 рублей за месяц. К примеру, за 300 рублей компания может получить консультацию мастера или провести диагностику кассы по телефону, а ремонт придется оплачивать дополнительно. За 1000 рублей в услуги уже входит выезд мастера и ремонт ККТ. За разовый вызов специалиста вы заплатите минимум в два раза дороже.

Как учесть расходы на новые кассы?

ОСН

Расходы на покупку онлайн-кассы стоимостью менее 100 тысяч рублей можно списать как материальные на дату ввода ККТ в эксплуатацию (пп.3 п.1 ст.254 НК РФ).

Услуги по доработке ККТ также списываются единовременно в периоде подписания акта выполненных работ (пп.3 п.7 ст.272 НК РФ).

Услуги операторов распределите на весь срок договора. Например, если оплатили услуги за год, разделите их стоимость на 12 месяцев. Затраты списывайте каждый месяц.

УСН

Стоимость новой онлайн-кассы упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» учитывают как материальные расходы сразу после оплаты (пп.5 п.1 ст.346.16 НК РФ).

Услуги модернизации и плату оператору фискальных данных спишите как расходы на обслуживание ККТ (пп.35 п.1 ст.346.16 НК РФ). Учесть их можно целиком после оплаты (п.2 ст.346.17 НК РФ).

К сведению. Для предпринимателей на ПСН и ЕНВД, которые зарегистрируют ККТ в 2018 году, планируется ввести налоговый вычет на покупку новой кассы – не более 18 тысяч рублей. Такой проект Правительство внесло в Госдуму.

Главные отличия онлайн-касс от старых ККТ

Первое отличие. В онлайн-кассу встроен фискальный накопитель вместо ЭКЛЗ. Новое устройство отправляет данные о расчетах в налоговую службу в режиме реального времени. А ЭКЛЗ хранит сведения о расчетах, никуда их не передавая.

Второе отличие. Применять онлайн-кассу нужно при расчетах наличными или с помощью электронных средств платежа. Речь идет о банковских картах, электронных кошельках, терминалах. А обычные кассы нужно использовать, только принимая наличные или банковские карты.

Третье отличие. На онлайн-ККТ пробивают чеки не только на принятые оплаты, но и в некоторых случаях на выданные суммы. Например, продавец выдаст чек, выплачивая покупателю деньги за возвращенный товар. На традиционных ККТ чеки при возврате денег не пробивают.

Четвертое отличие. Онлайн-касса позволяет оформлять чеки коррекции. Они нужны, чтобы исправить ошибку. Например, продавец в конце смены обнаружил выручку, не пробитую по кассе. Чтобы избежать штрафа за это, нужно до того, как ошибку обнаружат инспекторы, выбить чек коррекции на сумму неучтенной выручки. В старых кассах уже пробитые показания исправить в самой ККТ нельзя. Нужно вручную оформлять дополнительные документы, объясняющие ошибку.

Пятое отличие. На онлайн-кассе не всегда пробивают бумажный чек покупателю. Если он попросит электронный чек, бумажный не обязателен. Если покупатель рассчитывается по Интернету, достаточно сформировать электронный чек. А в традиционных ККТ бумажный чек обязателен.

Шестое отличие. В кассовом чеке стало больше реквизитов. У обычных чеков их 7, а у онлайн – 24. За ошибки в них компании грозит штраф до 10 000 рублей.

Штрафы за неправильную работу на ККТ

На должностных лиц	На компанию
За применение ККТ, не соответствующей установленным требованиям (с 01.02.2017)
Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 руб.	Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.
За неприменение ККТ
От 25 до 50% непробитой суммы –минимум 10 000 руб.	От 75 до 100% непробитой суммы – минимум 30 000 руб.
За повторное неприменение ККТ на общую сумму от 1 млн руб.
Дисквалификация от 1 года до 2 лет	Приостановление деятельности до 90 суток
За непредставление или несвоевременное представление документов по запросу налоговиков
Предупреждение или штраф – 1500 –3000 руб.	Предупреждение или штраф – 5000 –10 000 руб.
За невыдачу покупателю кассового чека или БСО либо ненаправление этих документов в электронном виде
Предупреждение или штраф – 2000 руб.	Предупреждение или штраф – 10 000 руб.

Последние обновления за 2017-02-05 15:21:36