Письмо ФНС от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848

Если из-за поломки спидометра невозможно определить показания этого прибора, данный факт надо отразить в путевом листе. А пробег машины для целей учета в расходах стоимости топлива можно подтвердить другими документами.

Стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ), использованных в производственной деятельности, учитывается при налогообложении прибыли в составе материальных расходов (п. 1 ст. 254 НК РФ). Как известно, любые расходы должны быть подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). В качестве документа, подтверждающего стоимость израсходованного топлива, налоговики принимают путевой лист (формы утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78). Среди прочих реквизитов в путевом листе указываются показания спидометра. На основании сведений о пробеге машины рассчитывается величина израсходованного топлива. Но как определить пробег машины, если спидометр сломался?

Специалисты ФНС сообщили, что фактический пробег автомобиля можно подтвердить другими документами (например, бухгалтерской справкой), из которых видно, какое расстояние преодолел автомобиль с неисправным спидометром. Чтобы эти документы можно было признать «первичкой», они должны содержать обязательные реквизиты, установленные в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Кроме того, факт поломки спидометра нужно отразить в путевом листе в поле «показания спидометра». Если во время поездки прибор удалось починить, то это обстоятельство также необходимо зафиксировать в путевом листе.

Источник: БухОнлайн.ру